Comment bien choisir son logiciel de note de frais ?

Savoir comment choisir un logiciel de note de frais en entreprise peut promouvoir un certain nombre d’avantages pour votre société, comme la réduction des dépenses non stratégiques, une meilleure utilisation du capital disponible avec ce qui est prioritaire et la construction d’une entreprise plus rentable.

Qu’il s’agisse d’opérations quotidiennes ou de voyages d’affaires, de nombreux employés engagent des dépenses au nom de leur entreprise. Les équipes des RH et des finances doivent donc assurer le suivi des reçus, les remboursements et la gestion des notes de frais. Une fois que vous avez décidé d’automatiser la gestion des frais, la question est de savoir comment choisir le bon logiciel de note de frais pour votre entreprise ? Après tout, il existe une grande variété de fournisseurs sur le marché, et ils ont tous leurs propres nuances.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de note de frais et quel est son objectif ?

Il existe de nombreuses technologies utiles aux entreprises, telles que les systèmes de gestion ou logiciel de note de frais. Toutes ces technologies ont des objectifs spécifiques, qui contribuent à rendre une entreprise plus prospère, plus compétitive et mieux préparée.

Dans le cas du logiciel de notre de frais d’une entreprise, comme son nom l’indique, son objectif central est le contrôle des dépenses d’une entreprise. Ces dépenses sont considérées comme des investissements nécessaires au maintien des opérations de travail, y compris les voyages d’affaires ou les événements.

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Dans cet aspect, un logiciel de note de frais optimise l’enregistrement des dépenses pour une certaine période de temps, subventionnant le contrôle, le rapport et la maintenance du budget de l’entreprise. Elle génère donc de grands avantages.

En effet, toutes les entreprises doivent être en mesure de payer leurs factures à temps afin de rester en activité, et les dépenses des employés font partie de ces factures. Pour toute entreprise dont les employés exercent des activités en dehors du bureau, la gestion des notes de frais sera toujours vitale. Même quelque chose d’aussi simple qu’un déjeuner avec un client payé par un directeur commercial externe doit être documenté, approuvé et remboursé.

Choisir le bon logiciel de gestion des frais

De nombreuses applications de note de frais sont disponibles sur le marché à l’heure actuelle. Avant de jeter votre dévolu sur une application en particulier, assurez-vous qu’elle est abordable, capable de répondre aux besoins de votre entreprise et dotée d’un solide support client. Voici une liste de contrôle rapide pour vous aider à choisir le bon logiciel de note de frais :

• Accessibilité mobile avec des options d’enregistrement des dépenses faciles pour les employés ;
• Plusieurs façons d’enregistrer les dépenses (scan des reçus, importation à partir d’un PC ou du cloud, transfert des reçus par e-mail, etc.) ;
• Rapprochement des comptes bancaires et des cartes (d’entreprise, de débit et de crédit) ;
• Flux d’approbation personnalisables à plusieurs niveaux ;
• Politiques de dépenses personnalisables avec vérification automatique de la conformité (ou moteur de règles) ;
• Options de paiement en ligne pour un remboursement rapide;
• Analyses et rapports puissants en temps réel ;
• Intégration avec d’autres logiciels (notamment les logiciels de comptabilité).

Une fois que vous avez réduit votre choix à quelques options, il est temps de les évaluer avant de prendre une décision finale.

Quelques meilleurs logiciels de gestion de note de frais

Spendesk

Spendesk est un logiciel de gestion des notes de frais qui simplifie et automatise la gestion des notes de frais de vos employés. Cette plateforme de gestion des dépenses de bout en bout offre des cartes de paiement physiques et virtuelles, des flux d’approbation, la capture des reçus et des factures, ainsi que des fonctions intégrées de comptabilité et de reporting.

Expensify

Expensify est un autre outil sur le marché qui aide les organisations à automatiser leur gestion des dépenses et des voyages. Ce logiciel de note de frais convivial propose une application disponible pour Android et Mac.

Vous pouvez utiliser l’application mobile pour prendre des photos des dépenses professionnelles sous forme de reçus ou de factures manuscrites avec votre téléphone portable. Vous pouvez compiler et soumettre un rapport de dépenses en un seul clic.

Non seulement le processus est simplifié pour les employés, mais les entreprises peuvent faire des économies en réduisant l’utilisation du papier. Expensify propose plusieurs formules qui conviennent aux petites, moyennes et grandes entreprises.

Logiciel de gestion des frais Zoho

Zoho est un autre logiciel de note de frais qui automatise le processus de gestion des frais de déplacement. L’objectif est d’aider les entreprises à éviter les demandes de remboursement de frais et les processus de remboursement des employés manuels.

Bien que le logiciel permette aux employés de numériser et de stocker rapidement les images des reçus et autres preuves de voyage, c’est au niveau de l’approbation des dépenses et des remboursements que les entreprises trouvent le plus d’avantages. L’avantage de Zoho est qu’il comprend également un logiciel de comptabilité permettant aux deux systèmes de communiquer efficacement.

Jenji

Jenji est l’un des leaders des solutions de gestion des frais professionnels et de dématérialisation pour les entreprises. Elle propose des solutions de gestion des notes de frais destinée aux grandes entreprises et aux PME.

Jenji a réinventé les solutions de gestion des notes de frais professionnels en s’appuyant sur les technologies du Cloud et de l’IA pour créer une interface utilisateur accessible sur tous les appareils, partout dans le monde, offrant aux directions financières des données en temps réel et cohérentes.