Les clés pour bien maîtriser Excel au quotidien

Comment utiliser Excel : Un guide pour débutants

Écrit par le cofondateur Kasper Langmann, spécialiste Microsoft Office.

Excel se montre aussi redoutable qu’utile. Pour les nouveaux venus, il impressionne, rebute parfois, mais une fois les premiers pas franchis, tout s’éclaire peu à peu.

C’est pour cette raison que ce guide pour débutants afin de démarrer avec Excel a été conçu.

Vous y trouverez chaque étape : de l’ouverture d’une feuille de calcul, en passant par la saisie, la gestion de données, jusqu’à l’enregistrement et le partage de vos fichiers.

Ce parcours vous donne tout ce qu’il faut savoir pour faire vos premiers pas sur Excel.

*Ce tutoriel s’applique à Excel 2019/Microsoft 365 (Windows). Même si votre version diffère, la méthode reste identique à chaque étape.

Table des matières

Pour naviguer facilement entre les sections, voici le plan du guide :

1 : Récupérez votre fichier d’exercice gratuit ici !
2 : Ouvrir une feuille de calcul
3 : Maîtriser le ruban
4 : Gérer vos feuilles de calcul
5 : Entrer des données
6 : Calculs de base
7 : Découvrir la puissance des fonctions
8 : Sauvegarder et partager vos fichiers
9 : Prenez vos marques sur Excel

Obtenez votre fichier d’exercice GRATUIT

Pour s’entraîner, rien ne vaut la pratique. Téléchargez le classeur d’exemple mis à disposition ci-dessous.

Vous souhaitez utiliser votre propre document ? C’est tout à fait possible, adaptez le guide à vos besoins.

Astuce cloud :Téléchargez le classeur d’entraînement Excel pour suivre ce tutoriel pas à pas.

Ouvrir une feuille de calcul

Au premier lancement d’Excel (double-clic sur l’icône ou depuis le menu Démarrer), un choix s’affiche : nouvelle création ou ouverture d’un fichier.

Pour créer un document vierge, sélectionnez classeur vide.

Pour ouvrir un classeur existant (comme l’exemple téléchargé), choisissez Ouvrir d’autres classeurs dans le coin inférieur gauche, puis Parcourir dans la fenêtre qui s’affiche.

Avec l’explorateur de fichiers, localisez le classeur voulu, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir.

Différence entre classeur et feuille de calcul

Avant d’aller plus loin, clarifions un point : un classeur correspond à un fichier Excel (extension .XLSX, ou .XLS pour les versions plus anciennes). Une feuille de calcul désigne chacun des onglets à l’intérieur du classeur : un même fichier peut contenir plusieurs feuilles, accessibles en bas de la fenêtre.

Maîtriser le ruban

Le ruban concentre l’ensemble des fonctionnalités principales d’Excel. À partir de cette barre en haut de l’écran, vous accédez à toutes les commandes courantes.

Repérez-le : il trône au sommet de la fenêtre :

Chaque onglet du ruban (Accueil, Insertion, Données, Révision…) propose ses propres outils et boutons.

Prenez le temps de cliquer sur quelques onglets pour voir les options qui s’affichent sous chacun d’eux.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Profitez aussi de la barre de recherche intégrée : Dis-moi ce que tu veux faire. Tapez un mot-clé, Excel affiche les fonctionnalités correspondantes.

L’onglet Accueil reste l’endroit le plus fréquenté, mais Formules et Données recèlent aussi des outils précieux (nous reviendrons sur les formules plus loin).

Repérer les sections du ruban

Le ruban est découpé en zones thématiques. Quand vous cherchez une fonction précise, fiez-vous aux titres de section pour gagner du temps.

Par exemple, pour trier ou filtrer des données, ne perdez pas de temps à tester chaque bouton. Parcourez les titres des sections jusqu’à trouver la bonne :

Gérer vos feuilles

Un même classeur peut regrouper plusieurs feuilles de calcul.

Pour naviguer entre elles, utilisez les onglets placés en bas de la fenêtre. Cliquez sur l’onglet de votre choix pour afficher la feuille correspondante.

Dans le fichier d’exemple, deux feuilles sont présentes : Bienvenue et Merci :

Pour ajouter une feuille, cliquez sur le bouton + à droite des onglets.

Vous souhaitez réorganiser l’ordre des feuilles ? Faites-les simplement glisser à l’endroit désiré.

Un clic droit sur un onglet ouvre un menu d’options :

À ce stade, concentrez-vous sur Renommer et Supprimer. Les autres options viendront plus tard si besoin.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Entrer des données

Voici le cœur d’Excel : la saisie de données.

Bonne nouvelle : c’est aussi simple qu’il y paraît. Cliquez dans une cellule vide, tapez votre texte ou vos chiffres, validez.

Essayez immédiatement : entrez votre nom, une date ou un chiffre fétiche dans des cases libres.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Les manipulations classiques sont également là : copier (Ctrl + C), couper (Ctrl + X), coller (Ctrl + V). Pour approfondir, consultez notre guide complet sur la copie et le collage ici.

Entraînez-vous : copiez les données d’une colonne de l’exemple, collez-les ailleurs.

Vous pouvez aussi importer des données venues d’autres logiciels dans Excel.

Pour expérimenter, copiez cette série de chiffres et collez-les dans votre feuille :

Ce n’est qu’un aperçu de la saisie de données. D’autres méthodes existent pour alimenter vos feuilles si nécessaire.

Kasper Langmann, co-fondateur de Spreadsheeto

Calculs de base

Une fois vos données saisies, place aux opérations.

Lancer des calculs sur Excel reste accessible. Première règle : toute formule commence par un signe égal.

Note : commencez toujours un calcul par =

Ce signe indique à Excel que vous préparez une opération. Par exemple, pour la médiane d’une plage, tapez =MEDIAN(A2:A51) : le signe égal est indispensable.

Testez : ajoutez 3 et 4 en inscrivant dans une cellule :

=3+4

Puis validez par Entrée.

Le résultat, 7, s’affiche dans la cellule. Mais la barre de formule, au-dessus de la grille, conserve votre calcul d’origine.

Ce détail est précieux pour vérifier ou modifier une opération. Pour corriger une formule, sélectionnez la cellule puis intervenez dans la barre de formule.

Kasper Langmann, co-fondateur de Spreadsheeto

Les autres opérations suivent la même logique. Voici quelques exemples à tester :

=4-6
=2*5
=-10/3

On entre ici dans l’une des notions les plus structurantes d’Excel : les références de cellules. Ce guide en propose une première approche mais pour aller plus loin, notre article dédié détaille le sujet.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Essayez maintenant : dans l’exemple, ouvrez la première feuille, cliquez sur la cellule C1, puis tapez :

=A1+B1

Appuyez sur Entrée.

Le résultat, 82, additionne les valeurs des cellules A1 et B1.

Modifiez un chiffre dans A1 ou B1 : le total se met à jour automatiquement, preuve de la puissance du calcul dynamique dans Excel.

Répétez l’exercice avec d’autres opérations ou plages de cellules pour vous approprier le mécanisme.

Découvrir la puissance des fonctions

Là où Excel impressionne, c’est dans la richesse de ses fonctions. Elles automatisent des calculs autrement fastidieux, parfois en une seule ligne.

Ce guide n’effleure qu’une partie de ces outils. Pour aller plus loin, découvrez notre sélection de fonctions incontournables.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Beaucoup de fonctions traitent des séries de nombres et renvoient des analyses.

Exemple : pour obtenir la moyenne d’un ensemble de valeurs, utilisez la fonction MOYENNE.

Dans une cellule vide, tapez :

=MOYENNE(A1:A4)

Puis validez.

La valeur affichée, 0,25, correspond à la moyenne des cellules A1 à A4.

Comprendre la notation de plage

Dans l’exemple ci-dessus, «A1:A4» indique à Excel de prendre toutes les cellules de A1 à A4 incluses. On peut aussi travailler sur plusieurs colonnes : «A5:C7» englobe toutes les cellules de A5 à C7, sur trois colonnes.

Excel propose aussi des fonctions pour le texte.

Tester la fonction CONCATENER

Dans la cellule C5, inscrivez :

=CONCATENER(A5; » « ;B5)

Puis validez.

Vous verrez apparaître le texte «Bienvenue à Spreadsheeto» dans la cellule.

Ici, CONCATENER fusionne le contenu de A5 et B5, en ajoutant un espace entre les deux grâce à l’argument « ».

Il est donc possible de combiner valeurs de cellules et texte saisi, dans une même formule.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Excel regorge de fonctions prêtes à l’emploi. Pour en explorer d’autres, ouvrez l’onglet Formules et parcourez les catégories proposées :

Faites défiler les fonctions, choisissez celle qui vous intéresse : Excel vous guide dans la sélection des arguments à renseigner.

En commençant à taper une formule (après le signe égal), Excel suggère automatiquement des fonctions qui pourraient vous convenir :

Une fois le nom de fonction et la parenthèse ouvrante inscrits, Excel rappelle l’ordre des arguments attendus :

Au début, ces indications peuvent sembler obscures. Mais avec l’habitude, tout devient limpide.

Ce survol donne un avant-goût du potentiel des fonctions. De quoi automatiser vos calculs et explorer des tâches plus avancées.

Kasper Langmann, co-fondateur de Spreadsheeto

Sauvegarder et partager vos fichiers

Après l’édition de votre feuille, pensez à enregistrer votre travail.

Un raccourci : Ctrl + S. Si le fichier n’a pas encore été nommé, une fenêtre vous demandera l’emplacement et le nom du document.

Autre option : cliquez sur l’icône Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide :

Prenez l’habitude de sauvegarder fréquemment. Tenter de récupérer une version non enregistrée relève vite du casse-tête.

Kasper Langmann, Co-fondateur de Spreadsheeto

Pour partager votre travail, OneDrive reste la voie la plus simple.

Utilisez le bouton Partager en haut à droite : Excel vous guide dans les étapes pour diffuser votre document.

Vous pouvez aussi enregistrer le fichier puis l’envoyer par mail, ou utiliser un autre service de stockage en ligne selon vos préférences.

Prenez vos marques sur Excel

Excel peut sembler impressionnant, mais une fois les bases assimilées, progresser devient un jeu d’enfant. Chaque nouvelle fonction apprise ouvre la porte à des usages plus poussés.

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Et si, demain, Excel devenait votre allié du quotidien ? La première formule n’est qu’un début, les possibilités s’étendent bien au-delà. La seule limite, c’est celle que vous fixerez à votre curiosité.